Hâlâ Excel mi Kullanıyorsunuz? Apartman Yönetiminde Sizi Bekleyen 5 Gizli Tehlike
"Biz yıllardır Excel ile tutuyoruz, bir sorun olmadı..."
Bu cümle, birçok apartman yöneticisinin farkında olmadan kurduğu en tehlikeli cümledir. Çünkü yasalar değişti, sorumluluklar arttı.
Apartman ve site yönetimi, dışarıdan bakıldığında basit bir gelir-gider takibi gibi görünse de, arka planda 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesinde ciddi yasal sorumluluklar barındırır.
Pek çok yönetici, alışkanlık gereği işletme defteri kayıtlarını ve aidat takiplerini kişisel bilgisayarlarındaki Excel tablolarında tutmaya devam ediyor. Ancak teknolojinin ve hukuki mevzuatların değiştiği günümüzde, Excel artık bir "yardımcı" değil, yöneticiyi yasal risk altına sokan bir araç haline gelmiştir.
Yönetimi Riske Atan 5 Kritik Hata
1. KVKK İhlali ve Cezai Yaptırımlar
En büyük ama en az bilinen risk budur. 6698 Sayılı KVKK Madde 12 gereği, "Veri Sorumlusu" (Yönetici), kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemekle yükümlüdür.
Site sakinlerinin T.C. Kimlik Numaraları, tapu bilgileri ve telefon numaralarını şifresiz, herkesin erişebileceği bir Excel dosyasında veya kişisel laptopunuzda saklamak, "Veri Güvenliği Yükümlülüğüne Aykırılık" teşkil eder. Bilgisayarınızın çalınması veya hacklenmesi durumunda, Kurul tarafından ciddi idari para cezaları ile karşı karşıya kalabilirsiniz.
2. KMK Madde 39 ve Hesap Verebilirlik İlkesi
Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 39, yöneticinin kat maliklerine karşı hesap verme yükümlülüğünü düzenler. Excel dosyaları, üzerinde her zaman oynama yapılabilen (manipüle edilebilen) "statik" dosyalardır.
Bir hücredeki rakamın ne zaman, kim tarafından değiştirildiği Excel'de (audit log olmadan) kanıtlanamaz. Bu durum, kat malikleri arasında "Rakamlarla oynanıyor mu?" şüphesine yol açar. Profesyonel yazılımlar ise yapılan her işlemin log kaydını tutarak, hukuki bir anlaşmazlık durumunda yöneticinin en büyük delili olur.
3. "Kayan Hücre" Hatası ve Kasa Açığı
Excel insan hatasına açıktır. Yanlışlıkla silinen bir formül, kaydırılan bir satır veya meşhur #REF! hatası, yıl sonunda kasanın tutmamasına neden olur. Denetim Kuruluna sunulan raporda 1 TL'lik bir açık bile yöneticinin güvenilirliğini zedeler. Otomasyon sistemleri ise "çift girişli muhasebe" mantığıyla çalıştığı için kasa hatası yapmanıza izin vermez.
Diğer Operasyonel Riskler:
- ❌ Veri Kaybı Riski: Laptopunuza kahve dökülmesi veya hard diskin bozulması durumunda, yılların apartman geçmişi saniyeler içinde yok olur. (Yazılımlarda veriler bulutta yedeklenir).
- ❌ Tahsilat Gecikmesi: Excel borçluya otomatik SMS atmaz. Sizin tek tek aramanız gerekir, bu da komşuluk ilişkilerini zedeler.
Yasal Risk Almayın, Profesyonel Yönetin
FlatNetSite ile Excel karmaşasına son verin. Verileriniz KVKK uyumlu sunucularda güvende, hesabınız şeffaf olsun.
Hemen Ücretsiz Geçiş Yapın →* Kurulum gerekmez. Excel verilerinizi tek tıkla aktarabilirsiniz.